ASSISTANT(E) DE DIRECTION TECHNIQUE

Titre du poste : Assistant(e) de Direction Technique
Lieu : Tambacounda, Sénégal
Date de début : ASAP
Rattachement : Direction Technique

Mission :

Sous l’autorité du Directeur Technique, l’Assistant(e) de Direction Technique assure l’organisation, la coordination et le suivi administratif des activités du Directeur Technique.

Il/Elle apporte un appui quotidien au Directeur Technique dans la gestion de son agenda, la préparation et le suivi des réunions, l’organisation des missions, la gestion documentaire ainsi que le suivi des dossiers et actions de la Direction. Véritable relais organisationnel, il/elle facilite la circulation de l’information entre la Direction Technique, les différentes directions et agences de l’entreprise, ainsi qu’avec les partenaires, prestataires et autres interlocuteurs externes.

Activités et tâches principales :

Assurer l’assistanat du Directeur Technique :

• Gérer l’agenda du Directeur Technique et organiser ses rendez-vous ;
• Préparer les dossiers, notes, documents et supports nécessaires aux réunions et missions ;
• Assurer la gestion et le suivi des courriers et correspondances entrants et sortants ;
• Organiser les déplacements professionnels et les missions du Directeur Technique ;
• Anticiper les échéances et assurer le suivi des dossiers nécessitant une action ou une décision du Directeur Technique ;
• Assurer le suivi des décisions et orientations prises par le Directeur Technique.
   

Assurer la gestion administrative et documentaire de la Direction Technique :

• Réceptionner, enregistrer, classer, archiver et diffuser les courriers et documents de la Direction Technique ;
• Organiser et maintenir une base documentaire physique et numérique fiable et accessible ;
• Assurer le suivi administratif des contrats, conventions, marchés et dossiers techniques ;
• Veiller au respect des délais de transmission et de traitement des documents ;
• Assurer la traçabilité et le classement des dossiers de la Direction Technique.

Organiser et assurer le suivi des réunions :

• Planifier et coordonner les réunions de la Direction Technique ;
• Préparer les convocations, ordres du jour et supports de présentation ;
• Organiser les réunions en présentiel ou à distance via Microsoft Teams ;
• Rédiger les comptes rendus et procès-verbaux de réunions ;
• Assurer le suivi des recommandations, décisions et plans d’actions issus des réunions ;
• Préparer les reportings périodiques de la Direction Technique.

Assurer le suivi administratif et logistique :

• Suivre les besoins en fournitures et consommables de bureau de la Direction Technique ;
• Veiller à la disponibilité des équipements et moyens nécessaires au fonctionnement de la Direction ;
• Participer à l’organisation des visites, missions, ateliers et réunions techniques ;
• Assurer le suivi logistique des activités et événements de la Direction Technique.

Assurer l’interface avec les différents interlocuteurs :

• Faciliter la circulation de l’information entre la Direction Technique et les autres directions et agences ;
• Assurer le suivi des demandes internes adressées à la Direction Technique ;
• Coordonner les échanges administratifs avec les partenaires, prestataires et bureaux d’études ;
• Assurer un rôle de relais entre le Directeur Technique et les différents départements et services de l’entreprise.

Profil du candidat :

• Titulaire d’un Bac +3 minimum en Assistanat de Direction, Gestion Administrative, Administration des Entreprises, Secrétariat Exécutif, Gestion de Projets ou domaine similaire ;
• Justifier d’au moins 2 ans d’expérience dans un poste similaire ;
• Une expérience dans l’assistanat d’une direction, idéalement dans les secteurs de l’énergie, des infrastructures, de l’industrie ou de la gestion de projets, constitue un atout ;
• Une bonne connaissance de l’environnement des entreprises techniques ou de services publics serait appréciée ;
• Excellente maîtrise du français à l’écrit comme à l’oral.

Savoir-faire :

• Maîtrise des techniques d’assistanat de direction et de gestion administrative ;
• Excellente maîtrise du Pack Office 365 et de Microsoft Teams et des outils collaboratifs ;
• Maîtrise de la gestion des agendas et de l’organisation des déplacements professionnels ;
• Maîtrise de la rédaction administrative et professionnelle ;

Savoir-être :

• Être organisé(e), méthodique et rigoureux(se) ;
• Faire preuve de réactivité et avoir un fort sens du service ;
• Être autonome et capable de prendre des initiatives ;
• Faire preuve de discrétion, de confidentialité et d’intégrité ;
• Avoir le sens des priorités et du respect des délais ;

COMMENT POSTULER

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