Assistant/e de programme

Contexte organisationnel

L’unité Research Assessment and Monitoring (RAM) est responsable de la mise à disposition de preuves analytiques fondées pour orienter la réponse opérationnelle du PAM au Sénégal. L’assistant RAM assurera des fonctions d’appui administratif à l’équipe RAM, assurera la gestion du numéro vert du PAM et servira d’intermédiaire entre les moniteurs de terrain, les unités Programme et l’unité RAM au niveau central. Le poste sera placé sous la supervision du chef de l’unité RAM.

Attributions spécifiques

Le/la candidat (e) sera très impliqué (e) dans les activités quotidiennes du bureau et effectuera plusieurs taches, notamment :

• Assurer la gestion quotidienne du numéro vert du PAM et partager régulièrement les rapports avec les unités Programme et RAM.
• Traiter et gérer les tâches administratives et financières courantes concernant l’unité RAM.
• Appuyer l’organisation des réunions internes à l’unité et entre l’unité RAM et les autres unités et assurer la prise de notes et le reporting
• Gérer et suivre au quotidien les systèmes d’information corporate du PAM (COMET, Databridge, MoDA, etc), pour s’assurer que les informations sont à jour et que le personnel peut y accéder facilement.
• Entretenir des relations avec les autres unités et avec les partenaires externes en fournissant une aide à la gestion pour faciliter le partage des informations et la prestation de services à l’intention de l’unité RAM.
• Appuyer l’unité dans le suivi des partenariats et des paiements des partenaires
• Servir d’intermédiaire entre l’unité RAM et les moniteurs de terrain pour faciliter la remontée et le partage des informations issues du suivi des sites d’activités.
• Collecter des données et effectuer des analyses simples pour contribuer à une gestion efficace des informations de gestion.
• S’acquitter de toutes autres tâches connexes.

Qualification & niveau d’experience requis:

Niveau d’éducation : Achèvement des études secondaires dans les domaines fonctionnels considéré avec cinq (5) ans d’expérience, en gestion, administration, logistique dans d’autres domaines connexes.

• Expériences souhaitées pour le poste :Avoir une expérience des tâches administratives telles que la gestion du numéro vert, des agendas, la préparation de documents, la tenue de dossiers et la gestion des correspondances.
• Bonne connaissance des systèmes internes de gestion des opérations financières (WINGS) et de gestion des contrats (COUPA)
• Capacité à organiser des réunions, des événements et des déplacements, et à coordonner les activités logistiques associées.
• Capacité à analyser des données et à prioriser et suivre les dossiers jusqu’à terme et les traiter dans les délais.
• Compétences en communication écrite et verbale, notamment la rédaction de courriels professionnels, de rapports et de documents.

Compétences et facteurs de succès

• Maitrise de l’outil Microsoft office.
• Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale.
• Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d’informations avec des personnes d’horizons divers.
• Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.
• Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d’emploi à des membres du personnel moins expérimentés.

Langues & informatique

• Maîtrise (niveau C) de la communication orale courante du français.
• Une connaissance pratique des langues locales (Wolof, Puular, Mandingue, Serere, Diola, etc.) et/ou de l’anglais sera hautement souhaitable.
• Autres aptitudes requises pour le poste : cadre de leadership du PAM: normes communes de comportement

Montrer l’exemple avec intégrité

• Démontre les valeurs, les principes et les normes du PAM
• Valorise la diversité en utilisant un langage respectueux et inclusif
• Reste concentré et calme dans les contextes stressants
• Affiche son humilité et sa volonté d’apprendre et de partager des connaissances, en recherchant le retour d’information et en tenant compte des observations, en saisissant les possibilités de se perfectionner