Assistante Administrative

RESPONSABILITÉS ET ACTIVITÉS

1. Gestion administrative et accueil (30%)

• Accueillir et orienter les visiteurs et partenaires

• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques

• Suivre le renouvellement des assurances (voiture, habitation, etc.)

2. Gestion des logements du personnel (staff houses) (20%)

• Coordonner les travaux de maintenance

• Faire le lien entre personnel de maison et occupants

• Gérer les réparations dans les bureaux

3. Gestion du courrier professionnel (20%)

• Réception, tri et classement des courriers

• Rédaction de courriers

• Commander et gérer les fournitures de bureau

4. Réception des factures (10%)

• Réception et enregistrement dans le cahier de transmission

• Transmission quotidienne à la comptabilité

5. Mise en œuvre du système de management qualité (SMQ) (10%)

• Respect des procédures SHEQ

• Participation active aux actions du SMQ

6. Sécurité, Hygiène, Environnement (QHSE) (10%)

• Brief sécurité aux visiteurs

• Participation aux formations, audits, réunions QHSE

• Réduction consommation (eau, électricité, papier)

• Reporting des incidents et non-conformités

• Évaluation des fournisseurs

INDICATEURS DE PERFORMANCE (KPI)

• Absence de plaintes de la part des visiteurs/clients

• Renouvellement d’assurance effectué dans les délais

• Hygiène des logements et disponibilité du personnel de maison

• Aucune rupture de stock ou retard dans les fournitures

• Factures transmises tous les jours avant 17h

• 2 thèmes SSE animés par an

• 4 observations sécurité par mois

• 4 non-conformités traitées par mois sur ARISCU

• Réalisation des actions QHSE assignées

RELATIONS DE TRAVAIL

• Clients : Accueil et remise de chèques

• Fournisseurs : Commande et suivi des fournitures

• Prestataires (hôtels, agences, maintenance) : Réservations et coordination

• Personnel du groupe : Mise à disposition de documents et fournitures

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

• Interactions fréquentes avec parties internes et externes

• Travail sous pression possible

• Nécessité d’organisation et d’anticipation

COMPÉTENCES CLÉS

• Organisation / Capacité d’anticipation : 25%

• Respect des délais : 25%

• Sens commercial : 20%

• Communication orale et écrite : 20%

• Compétences de supervision : 10%

PROFIL RECHERCHÉ

• Formation : Licence professionnelle

• Expérience : 3 ans minimum dans un poste similaire

• Langues : Français et anglais (oral et écrit)

• Informatique : Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint

• Qualités personnelles : Rigueur, discrétion, autonomie, réactivité

Date de clôture : 30 Juillet 2025
Type de contrat : Intérim
Nombre d'heures par semaine : Temps plein