Secrétaire-Réceptionniste (Bureau régional)

La GIZ Sénégal, Coopération Allemande au Développement recherche un(e) Secrétaire- Réceptionniste selon les descriptions de poste ci-après:

Vos responsabilités principales

• Gérer la réception et le standard téléphonique du bureau régional
• Organiser, coordonner et assurer le bon déroulement du travail quotidien de bureau
• Être le point focal entre l’équipe technique et les services administratifs et financiers de la GIZ, y compris pour le suivi de dossiers
• Accueil téléphonique et de réception de visiteurs
• Organiser et coordonner les rendez-vous et appuyer la gestion du calendrier du / de la directeur-rice
• Impression de factures de la plateforme de SONATEL pour le service logistique
• Organiser la liste des contacts externes (répertoire des partenaires)
• Appuyer la rédaction des réponses aux demandes de financement
• Contribuer à l’organisation des réunions d’équipe et du Management Team d’autres réunion selon les besoins et assurer le suivi des points d’action
• Gérer le dispatching du courrier de la boite d’adresse e-mail générale et le courrier physique
• Numériser des documents selon les besoins
• Appui à la supervision de la logistique et contrôle du matériel de conférence (sortie et entrée)
• Coordonner l’organisation des ateliers ou d’autres évènements, y compris la logistique, la préparation de matériel et équipement, la gestion et le suivi des participants etc.
• S’assurer de la réservation des salles de réunion
• Participer au Pool ouverture des plis des appels d’offre
• Scanner et envoyer les factures reçues dans WIM
• Effectuer d’autres tâches administratives selon les besoins
• Le profil succinct n’a pas vocation à l’exhaustivité.

(Complément facultatif : Le·la titulaire du poste se déclare disposé·e à assumer, dans des proportions raisonnables, des activités qui ne relèvent pas des tâches découlant de la description de la fonction)

Votre profil

• Bac + 2 lié aux attributions (communication, secrétariat, office management, organisation-administration de bureau, ou similaire)
• Au minimum trois (03) années d’expérience à un poste similaire
• Avoir une large expérience en gestion, administration, secrétariat et assistanat de direction
• Avoir une bonne expérience en logistique et organisation d’événements
• Bonnes capacités en communication
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Maitrise des outils informatiques, notamment MS Office
• Maîtrise du français et du wolof essentiel, maîtrise d’anglais et de l’allemand un atout

Compétences souhaitées

Maîtrise

Intéressé(e)?

Si vous souhaitez contribuer à cette dynamique et estimez correspondre au profil recherché, nous vous invitons à soumettre votre dossier de candidature (format PDF) exclusivement via notre plateforme EasyHR.