Administrateur.trice RH DESK 2 - Dakar/Sénégal

CONTEXTE

Dans un contexte multiculturel, l’administrateur.trice RH DESK 2 est chargé.e de gérer toutes les formalités administratives liées au déploiement et aux fins de mission du personnel international dans les zones d’intervention d’ALIMA du Desk 2, à savoir le Mali, la Mauritanie, le Burkina Faso et la République Centrafricaine.

Il s’agit généralement de la prise de contact, la rédaction des contrats, avenants et les mouvements (demande de visa, billets d’avion, hébergement, briefings et debriefings, etc.).
LIEU DU POSTE : Dakar/Sénégal

LIENS FONCTIONNELS ET HIÉRARCHIQUES

L’administrateur.trice RH DESK 2 rend compte à la Référente RH Desk 2 qui est sa responsable hiérarchique et fonctionnelle.

En cas d’absence de la Référente RH Desk, l'administrateur.trice RH Desk  rend compte au Responsable Programme (RP) en tant que responsable hiérarchique et à la responsable RH Opérationnelle en tant que référente technique.

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 3 : La ou le titulaire du poste est responsable de l’application de processus RH et pourra être amené.e à faire des visites terrain. Elle. Il pourra donc être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d'un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.

MISSION PRINCIPALE

ll/Elle est sous la responsabilité de la référente RH Desk auquel il. elle est affecté.e, et collabore avec ses collègues Administrateur.trices Ressources Humaines des autres Desks et du Bureau d’Administration du Personnel (BAP).

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Accueil du  personnel international terrain  (expats terrains)
• Préparer le déploiement de nouveaux employés sur les missions de son Desk en récupérant auprès d’eux les éléments nécessaires à l’établissement de leurs dossiers   individuels ;
• Expliquer le contrat de travail si cela est nécessaire et le fonctionnement de l’assurance santé à chaque nouvel employé international, ainsi que les procédures, politiques administratives en vigueur chez ALIMA.
• Organisation des départs et fins de mission pour le personnel international terrain
• Traiter les demandes de mouvements (débuts et fins de mission) : billets d’avion, ordre de mission, procédures, visas, hébergement et taxi pour le personnel international terrain ;
• Préparer les documents à distribuer aux personnes en mouvement ;
• Partager le document de Preuve de Vie à chaque personnel international lors de la prise de contact en lui expliquant l’importance et le moment où ce document doit être rempli, soit lors du passage à Dakar pour ses briefings ou soit à son arrivée sur la mission
• Préparer et faire valider les engagements de dépenses liés aux frais financiers engendrés par les départs en mission des expatriés et à leur fin de mission
• S'assurer que les CORH/COFIRH envoient le document de SDTC pour chaque personnel international en fin de mission à la gestionnaire de paie et vérifient que ce document est rempli correctement.
• Établir dans les délais tous les documents relatifs au SDTC du personnel en fin de mission et s’assurer que ces documents sont transmis aux intéressés dans la première semaine suivant la fin de mission
• Faire le suivi du virement du salaire solde de tout compte du personnel international en fin de mission en lien avec la gestionnaire de paie pour éviter tout retard dans le traitement de ces Soldes de tout compte ;

Gestion administrative

• Constituer le dossier du personnel, dès qu’un recrutement est officiellement notifié, en centralisant une liste de documents préétablie ; communiquer les informations nécessaires à la création du contrat et à la souscription   à l’assurance santé
• Élaborer les contrats de travail, les avenants et les faire signer dans les 72 heures avant la date de début du contrat ou avant la fin du contrat en cours, les documents de rupture de contrat à l’amiable, etc.  Et les faire signer avant la date de rupture de contrat
• Procéder aux formalités liées à la souscription d’assurance santé pour chaque personnel International terrain dès la signature de son contrat et s’assurer que l’expatrié a reçu d’ALLIANZ toutes les informations nécessaires liées à sa prise en charge santé (carte d’assurance, etc.)
• Tenir informé les Coordinateurs finances/RH, les Chefs de Mission, les Coordinateurs logistiques, les assistants RH sur le terrain de l’arrivée des nouveaux expatriés ;
• Avec les Coordinateurs finances/RH, et en collaboration avec la Gestionnaire de la paie, maintenir le suivi des congés payés et break des expatriés pour la bonne tenue de la paie des expatriés au niveau du siège.
• Dans le cadre de ses fonctions, s’assurer de la coordination et du suivi des congés annuels des expatriés en mission sur le terrain. À cet effet, collaborer  étroitement avec la gestionnaire de paie pour assurer la conformité et l'exactitude des procédures liées à la gestion des congés.

Reporting et suivi de son activité

• Maintenir à jour l’ensemble des outils de travail (liste de contact, template de contrat, ordre de mission, la fiche individuelle, etc.) ;
• Faire la mise à jour des fiches salaires en fin d’année sous la supervision du (de la) Référent.e RH
• Se renseigner auprès des Réf RH sur les demandes de recrutement en cours, les renouvellements de contrats à venir, ainsi que les ruptures de contrat, etc.
• Assurer, en collaboration avec les CORH/COFIRH, la mise à jour des informations relatives à l’obtention des visas dans les pays des missions de son Desk
• Assurer la mise à jour systématique du tableau de suivi des mouvements du personnel international  de chaque mission de son Desk au fur et à mesure qu’il y a des nouvelles informations (début de contrat, renouvellement de contrat, fin de mission, rupture de contrat à l’amiable…)
• Organiser les briefings et débriefings du personnel international terrain de passage au siège et en ligne le cas échéant ;
• Assurer l’accueil physique du personnel international terrains en briefing et débriefing au siège à Dakar. Accompagner, orienter chaque nouvel arrivant et lui faire découvrir le bureau de Dakar et les personnes qui y travaillent.
• Avec les gestionnaires de pool, s’assurer que les nouveaux expatriés nouvellement recrutés chez ALIMA ont suivi l’onboarding en ligne soit au cours de leur passage au siège pour le briefing soit au cours de la première semaine après la prise de fonction si ces derniers sont partis directement sur le terrain sans passer par le siège
• Participer à la mise à jour de la base de données ODOO (recueil et archivage des entretiens annuels, CV, etc.).
• Participer systématiquement à la réunion hebdomadaire Desk en tant que membre du Desk
• Effectuer sur demande, validation du Desk (RP/Référente RH), au moins une visite terrain par an sur une des missions du Desk, en fonction des besoins

Expériences et compétences
Profil et expérience souhaités

• Vous êtes diplômé en bac + 2–3 en Gestion, Administration, Finances, RH, ou formation jugée équivalente. Vous avez minimum deux années d’expérience dans un poste similaire ou jugé équivalent. Une précédente expérience dans une ONG, ou dans un environnement de travail international est un atout, de même qu’une expérience en agence de voyage et/ou en service client.

Compétences techniques

• Vous avez une bonne maîtrise des outils informatiques (Pack Office). Une Connaissance du droit du travail français est un plus.

Compétences comportementales :

• Vous possédez une grande capacité d’organisation et à traiter un gros volume d’information. Vous êtes capable de travailler dans un environnement multiculturel. Vous savez faire preuve de flexibilité et de proactivité. Vous avez un très bon sens relationnel.

Connaissances en langues

• La maîtrise du français et de l’anglais (lu, écrit, parlé) est indispensable

Conditions

• Durée du contrat : Contrat à durée déterminée (CDD) de droit sénégalais d’une durée de 3 mois avec possibilité de renouvellement
• Prise de poste : Dès que possible
• Salaire : Grille de salaire siège Dakar – Niveau 4A
• 2,75 Jours de congés payés par Mois ;
• Couverture santé complémentaire, prises en charge par ALIMA pour l’employé et ses ayants droit ;
• Participation aux frais de scolarité pour les enfants de 2 à 18 ans selon la politique extracontractuelle d’ALIMA en vigueur.

Documents à envoyer
Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et Lettre de Motivation en ligne.
Les candidatures sont traitées suivant l’ordre d’arrivée.

ALIMA se réserve le droit de fermer l’offre avant le terme initialement indiqué si une candidature est retenue.

Seules les candidatures complètes (CV en format PDF + Lettre de Motivation) seront étudiées.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.