AMI ENTRETIEN ET MAINTENANCE DES VEHICLES DU CONSORTIUM JEUNESSE SENEGAL (CJS)

1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION

Le Consortium Jeunesse Sénégal (CJS) est une association de jeunes innovateurs sociaux, d’entrepreneurs, d’investisseurs, de décideurs, et de chercheurs entre autres. L’unicité du CJS repose sur l’expertise, la crédibilité et les approches innovantes éprouvées de ses membres, qui le place ainsi comme un nouvel interlocuteur auprès des décideurs nationaux et internationaux dans un échiquier
qui traditionnellement prend des décisions pour les jeunes, sans les jeunes.

La mission du CJS est d’œuvrer à structurer, renforcer et mettre en réseau les organisations locales de jeunes avec les acteurs clés de l’écosystème, afin qu’ils collaborent mieux, pour ensemble assurer aux jeunes les plus exclus (1) d’avoir accès à proximité́ ou sur internet à des informations utiles et fiables, à des opportunités d’apprentissages ou d’emplois, ainsi qu’à des services administratifs et judiciaires transparents, justes et efficaces ; (2) d’acquérir les bonnes pratiques et les outils pour s’insérer dans le monde professionnel et travailler ; (3) d’obtenir ou de se créer un travail décent dans lequel ils seront protégés contre les traitements abusifs et grâce auquel ils pourront prospérer.

Soutenu dès sa création par des acteurs comme l’Union Européenne ou l’UNICEF, le CJS vise à rassembler les principales autorités nationales, les principales organisations de jeunesse, le secteur privé influent, les principaux partenaires de la société civile et du développement engagés dans le développement de la jeunesse.

Créé en 2020, le CJS a rapidement grandi grâce à un financement significatif pour le projet « Jeunesse Espoir », soutenu par l’Union Européenne à hauteur de 2 millions d’euros pour la période 2021-2023.

En poursuivant cette dynamique, le CJS a co-construit avec l’Agence Française de Développement (AFD) le projet « Yaakaar - Jeunesse et Citoyenneté », qui vise à promouvoir l’engagement citoyen des jeunes dans cinq régions du Sénégal (Ziguinchor, Matam, Kédougou, Tambacounda et Dakar) de 2023 à 2027. Ce projet s’aligne également avec les objectifs de la Fondation Mastercard en matière
d’engagement des jeunes à travers des initiatives d’économie sociale et solidaire. Pour étendre d'impact du programme « Yaakaar », le CJS a conçu le projet « Youth & Entrepreneurship in Agrifood Hope (YEAH) » (également appelé Yaakaar - Jeunesse & Entrepreneuriat). Ce projet utilise divers outils (centres, hubs mobiles, Guichet Jeunesse) pour toucher un plus grand nombre de jeunes et
répondre à leurs divers besoins.

À l'instar de la Fondation Mastercard, le CJS aspire à offrir un avenir meilleur aux jeunes sénégalais en créant des opportunités dans des secteurs à fort potentiel. Ainsi le projet YEAH vise à sensibiliser les jeunes aux secteurs prometteurs tels que l'agriculture, et à soutenir le développement d'entreprises locales pour stimuler la création d'opportunités professionnelles.

Le CJS propose ainsi 3 produits pour proposer des solutions aux différents objectifs de l’association :

• Un Centre de Leadership et d’Innovation
• Un Guichet Jeunesse
• Un réseau des volontaires

Dans le cadre de ses activités, le CJS dispose d’un parc automobile diversifié composé de pick-up, bus, vans et camions répartis entre le siège et les antennes régionales. Ces véhicules sont utilisés pour les missions de terrain, les déplacements du personnel, la logistique des formations, les activités communautaires et les opérations administratives.

Afin d’assurer une gestion efficiente et une durabilité optimale de ce parc automobile, il est impératif de mettre en place un système d’entretien et de maintenance rigoureux. Ce dispositif vise à garantir la sécurité des usagers, la disponibilité opérationnelle des véhicules et la réduction des coûts de réparation à long terme.

L’entretien et la maintenance régulière constituent donc une exigence stratégique pour la continuité des opérations du CJS et la qualité de la mise en œuvre de ses missions sur le terrain.

2. OBJECTIF GÉNÉRAL

Le présent appel vise à sélectionner un prestataire spécialisé pour assurer l’entretien, la maintenance et le suivi technique de l’ensemble du parc automobile du Consortium Jeunesse Sénégal, afin de maintenir chaque véhicule dans un état optimal de fonctionnement, de sécurité et de propreté.

3. OBJECTIFS SPÉCIFIQUES

De manière spécifique, le prestataire devra :

• Assurer les entretiens périodiques préventifs conformément aux recommandations des constructeurs ;
• Réaliser les diagnostics complets et les réparations nécessaires en cas de dysfonctionnement mécanique, électrique, électronique ou de carrosserie ;
• Procéder au remplacement des pièces défectueuses par des pièces d’origine ou équivalentes de qualité certifiée ;
• Garantir la conformité technique, sécuritaire et environnementale de chaque véhicule avant sa remise en circulation ;
• Tenir à jour une fiche de suivi technique pour chaque véhicule du parc ;
• Produire des rapports périodiques sur l’état général du parc, les interventions effectuées et les recommandations pour la maintenance future.

4. ÉTENDUE DES PRESTATIONS

Les prestations concernées par le présent TDR s’étendent à l’ensemble des opérations d’entretien et de maintenance préventive et corrective. Elles comprennent notamment :

4.1. Entretien préventif

• Vidange moteur et remplacement des filtres (huile, air, gasoil, habitacle, etc.) ;
• Contrôle et remplacement des bougies, courroies, plaquettes et disques de frein ;
• Vérification et ajustement des niveaux (huile moteur, liquide de frein, liquide de refroidissement, direction assistée, lave-glace, etc.) ;
• Contrôle du système de suspension, de la direction et des pneumatiques ;
• Vérification du système de climatisation, de l’éclairage et des équipements de sécurité ;
• Nettoyage complet intérieur et extérieur à chaque intervention.

4.2. Entretien correctif

• Réparation ou remplacement des éléments défectueux (moteur, transmission, freinage, système électrique, etc.) ;
• Réparation de carrosserie et peinture en cas de choc ou de dégradation ;
• Reprogrammation ou remise à niveau des systèmes électroniques embarqués ;
• Réalisation de tests techniques et de conformité avant restitution du véhicule.

4.3. Autres prestations

• Préparation des véhicules pour les visites techniques obligatoires ;
• Assistance et dépannage en cas de panne ou d’accident ;
• Appui-conseil pour la planification des entretiens périodiques et la gestion du parc.

5. LIVRABLES ATTENDUS

Le prestataire devra fournir les documents et rapports suivants :

• Un rapport d’intervention détaillé après chaque opération d’entretien ou de réparation ;
• Une fiche de suivi technique propre à chaque véhicule, mise à jour à chaque intervention ;
• Un rapport mensuel ou trimestriel de synthèse, comprenant les entretiens réalisés, les diagnostics, les réparations effectuées et les recommandations ;
• Les devis et factures conformes aux prestations validées ;
• En fin de contrat, un rapport global d’évaluation de l’état du parc automobile, incluant les perspectives d’amélioration.

6. DURÉE ET FRÉQUENCE D’INTERVENTION

La durée initiale du contrat est fixée à douze (12) mois, renouvelable sur la base d’une évaluation satisfaisante des performances du prestataire et des besoins du CJS.

Les interventions se feront :

Selon le kilométrage ou la périodicité recommandée par le constructeur (en général tous les 5 000 à 10 000 km) ;

• En cas de panne ou de nécessité technique urgente, sur demande du Chef de parc automobile 
• De manière planifiée, selon un calendrier d’entretien approuvé par le CJS.

7. EXIGENCES DU PRESTATAIRE

Le prestataire devra répondre aux exigences suivantes :

• Disposer d’un garage agréé, bien équipé et capable de prendre en charge différents types de véhicules (4x4, bus, camions, vans etc.)
• Employer un personnel technique qualifié et expérimenté, notamment en mécanique, électricité automobile et électronique embarquée;
• Fournir des devis détaillés avant toute réparation majeure ;
• Garantir la qualité, la durabilité et la conformité des pièces de rechange utilisées ;
• Assurer la traçabilité des interventions par le biais de fiches techniques signées et datées ;
• Garantir un délai raisonnable d’exécution des prestations et une disponibilité pour les urgences ;
• Mettre en place un système de garantie sur les réparations effectuées (pièces et main- d’œuvre).

8. MODALITÉS DE SUIVI ET D’ÉVALUATION

Le suivi de la mise en œuvre du contrat sera assuré par le Chef de parc automobile du CJS, en collaboration avec le Service Achats et Logistique.
Le suivi portera sur :

• La qualité des prestations techniques réalisées ;
• Le respect des délais convenus et des engagements contractuels ;
• La conformité des pièces et produits utilisés ;
• La pertinence des rapports techniques transmis.

Des évaluations trimestrielles seront effectuées pour apprécier la performance du prestataire et décider, le cas échéant, du renouvellement ou de l’ajustement du contrat.

9. CONDITIONS FINANCIÈRES

Le paiement des prestations se fera sur la base de :

• Factures dûment émises par le prestataire après validation des interventions par le Chef de parc automobile ;
• Devis préalablement approuvés par le CJS avant toute réparation importante ;
• Les conditions de règlement seront précisées dans le contrat, en conformité avec les procédures financières du CJS.

10. Critères d’évaluation des offres

Les candidatures seront évaluées sur la base des critères suivants :

• Présentation des documents administratifs (Registre de Commerce, Ninea et Quitus
• Fiscal………………………………………………..………….…………..……10 points
• Expérience et références………………………..……………..…………..…..20 points
• Moyens humains et matériels……………………..…………….………….…15 points
• Contrats Similaires………………………………….….………..……………15 points
• Modalités de paiement………………………………...………….…………...15 points
• Organisation du service ………………………………………..……………...25 points

11. Soumission des offres

Les offres complètes (proposition technique et proposition financière) devront être envoyées par courrier électronique uniquement à l'adresse suivante : achat@consortiumjeunessesenegal.org

Avec pour objet du mail : “ Entretien et maintenance des véhicules du Consortium Jeunesse Sénégal – [Nom du Prestataire]”

La date limite de réception des offres est fixée au 11/12/2025 à 12 Heures 00, GMT. Toute offre reçue après cette date et heure ne sera pas considérée.

CONTACT

Pour toute question ou demande de clarification concernant ces termes de référence, veuillez contacter : achat@consortiumjeunessesenegal.org