Archiviste

À propos de l'offre

1. Contexte de la demande

L’entreprise a signé et gère environ 150 contrats avec des fournisseurs locaux et internationaux pour la fourniture de divers travaux/services/biens. Les contrats sont répartis en deux catégories : les Accords de Services à Long Terme (LTSA) et les autres.

• Le département Juridique et Contrats (le « Département ») est responsable de l’archivage de toute la documentation contractuelle, y compris, entre autres :
• Les contrats signés et leurs annexes ;
• Les demandes et lettres d’autorisation liées aux contrats, soumises ou reçues du Secrétariat Technique du Comité National de Suivi du Contenu Local (ST-CNSCL)
• Les validations de contrats ;
• Les évaluations de performance des fournisseurs et la gestion des CAPA ;
• Les courriers et tout autre document juridique émis dans le cadre du processus de contractualisation ou de l’exécution des contrats.
• En plus de la gestion des contrats, le Département est responsable de :
• Toute la documentation juridique ;
• La majorité des documents administratifs ;
• Les consentements/autorisations reçus des autorités étatiques ;
• La correspondance avec les autorités publiques, les cabinets d’avocats et les notaires ; et ; tous les documents justificatifs associés.

2. Audit-évaluation préliminaire

Le système d’archivage doit être revu de manière plus efficace et efficiente. Le nombre de contrats existants est d’environ 150. Le Département doit pouvoir accéder facilement au système d’archivage afin d’assurer le suivi des informations relatives aux contrats et aux documents juridiques.

À titre de travail préliminaire, nous aurons besoin d’une évaluation claire, complète et approfondie de la situation actuelle de l’archivage et de la gestion des documents électroniques et physiques du département.

Cette évaluation préliminaire portera également sur la revue de l’ensemble des dossiers de gestion documentaire, y compris, sans s’y limiter, les fichiers ou autres rapports de données contenant des informations contractuelles, juridiques et administratives clés et exhaustives. L’objectif est d’avoir une vision complète de nos données contractuelles, juridiques et administratives, d’identifier et d’anticiper les principaux risques (par exemple, les dates de renouvellement), d’identifier les contacts pertinents, et de corréler cet outil de gestion avec la classification numérique et physique des données.

3. Objectifs, Etendue et résultats attendus

3.1. Objectifs

Sous l’autorité du Contract & Compliance Manager de l’entreprise et la supervision du Commercial and Contract Analyst de l’entreprise, l’archiviste-documentaliste sera principalement responsable d’assurer l’organisation efficace de la documentation contractuelle, juridique et administrative, tant physique qu’électronique, relevant du Département. Cela inclut l’identification, la classification, la numérisation, le catalogage, l’archivage, la préservation, la facilitation de l’accès et la garantie de la sécurité de ces documents.

3.2. Périmètre des services

L’archiviste-documentaliste devra effectuer les principales tâches suivantes, en utilisant le système d’archivage existant :

• Réaliser un audit exhaustif du système d’archivage actuel du Département ;
• Identifier les documents à archiver et à numériser ;
• Identifier les documents manquants ou incomplets ;
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes Juridique et Conformité ainsi que Supply Chain pour collecter les données ou documents (supplémentaires/manquants) nécessaires à un archivage complet ;
• Compiler et organiser les documents relevant de la responsabilité du Département ;
• Créer une base de données numérisée et cataloguée des ressources documentaires du Département ;
• Mettre en place des méthodes de classification documentaire et numériser certains documents à des fins d’archivage électronique ;
• Mettre en place un système informatisé de gestion des archives ;
• Procéder à l’archivage électronique des données (contrats, documents juridiques et administratifs, supports de communication, brochures, dépliants, rapports, etc.) et veiller à leur mise à jour ;
• Mettre en œuvre un système efficace de gestion documentaire (rayonnage, disponibilité, échange, classement) ;
• Collaborer avec le personnel informatique de l’entreprise pour mettre en place un mécanisme d’accès contrôlé et sécurisé aux documents archivés, qu’ils soient physiques ou numériques ;
• Effectuer toute autre tâche connexe pouvant être confiée par la direction.

3.3. Résultats attendus/ Livrables

Le travail du consultant se déroulera sur site.

• Un audit approfondi des documents d’archivage L&C existants (physiques et numériques) est réalisé et disponible.
• Identifier clairement les insuffisances du système d’archivage actuel et mettre en œuvre des plans de travail et des mécanismes nécessaires à la classification, à l’indexation et à l’archivage complet des documents et dossiers afin de garantir leur disponibilité et leur sécurité.
• Établir une liste des documents manquants/supplémentaires à collecter au sein de l’entreprise.
• Collecter, scanner, imprimer, classer et compléter à la fois les dossiers d’archives physiques et numériques.
• Fournir une méthodologie de classification et d’accès basée principalement sur la nature et le niveau de confidentialité du document/des données.
• Créer des outils de gestion documentaire/de données conviviaux, complets et exhaustifs pour les documents classifiés.
• Mettre en place un mécanisme d’accès contrôlé et sécurisé aux documents et informations archivés.
• Créer un système d’archivage physique et numérique exhaustif.
• Assurer une session de formation à l’ensemble du personnel du Département pour expliquer le nouveau système d’archivage.
• Soumettre un rapport final de la mission, incluant les résultats et les recommandations pour un archivage et une maintenance de qualité appropriés.

3. Exigences légales de conformité et de normes

L’offre devra :

• Garantir l’éthique et la conformité avec les normes de l’industrie, les réglementations et les politiques telles que… les lignes directrices et les règles de confidentialité ;

• Être juridiquement structurée et conforme aux lois et réglementations applicables

• Être conforme aux standards et codes tarifaires de l’entreprise.