Assistante administrative

Intitulé du poste : Support Administratif

Positionnement

• Sous la responsabilité directe du PMO et du Chef d’équipe, il/elle apporte un soutien opérationnel à la gestion du projet, notamment dans la gestion des tâches quotidiennes, l’organisation logistique et le suivi administratif et financier.
• Ses tâches au sein du projet ne sont pas limitées à la liste ci-dessous. Pour toute la durée du projet, il/elle couvrira de manière responsable et professionnelle toutes les tâches nécessaires à la gestion globale afin d’assurer une mise en œuvre efficace et efficiente des activités.

Missions  principales

• Assurer l’assistance de direction au PMO dans la gestion courante du projet ;
• Apporter un appui efficace au comptable pour une gestion, administrative, comptable et financière du projet ;
• Contribuer à la bonne coordination des prestataires, fournisseurs et partenaires ;
• Participer à l’organisation, à la logistique et au suivi des activités du projet ;
• Il appuie l’équipe d’experts dans l’exécution de leurs tâches, de façon quotidienne.

Responsabilités et tâches

• Gérer l’agenda et coordination des réunions du PMO et des équipes projets ;
• Aider à l’administration des fournisseurs et prestataires
• Assurer le suivi des demandes d’achat, des bons de commande, la réception des livraisons et des règlements fournisseurs ;
• Assurer le suivi du stock de consommables, gère le matériel et les fournitures ;
• Participer à l’élaboration du rapport financier et comptable ;
• Assurer le secrétariat du projet (courriers, classement, archivage, accueil) ;
• Assurer la gestion des contrats signés par le projet ;
• Suit l’approbation des ordres de missions et des feuilles de temps en collaboration avec le chef d’équipe ;
• Coordonne le planning des rendez-vous et des réunions de travail, en collaboration avec l’équipe d’experts ;
• Organise la logistique des activités du bureau du projet y compris les tâches de planification des déplacements et transport ;
• Appuyer les activités transversales à la demande du PMO
• Appuie le processus de recrutement d’experts court terme (formatage de CVs, préparation de grilles d’évaluation, etc.) ;
• Prépare et organise les déplacements des experts : réservation des billets d’avion, de bus ou tout autre mode de transport pour les experts devant se rendre en dehors de Dakar, ainsi que les réservations d’hôtel ;
• Prépare et organise les réunions institutionnelles : invitations, préparation des dossiers et supports, … ;
• Paiements des avances et des per diem (en espèces) pour les experts, en cas de besoin et en collaboration avec l´assistant(e) comptabilité-finance ;
• Soutient la logistique et l’organisation des événements ;
• Assiste les experts dans la finalisation des rapports (formatage, impression), au besoin ;
• Effectue toute autre activité connexe, selon les besoins des opérationnelles à la demande du PMO ou du Chef d’équipe.

Formation souhaitée

• Bac + 2 Administration, Comptabilité, Finance ou tout autre domaine connexe en relation avec les compétences requises.
• Expérience nécessaire : Minimum 3 ans d’expérience dans un poste similaire, (expérience au sein d’un projet de coopération internationale ou avec la GIZ est un plus)

Compétences requises

• Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.) : Niveau 3
• Bonnes capacités rédactionnelles : Niveau 4
• Communication orale et écrite : Niveau 3
• Notions de gestion administrative et financière : Niveau 3
• Résolution de problèmes et capacités de gestion du travail en équipe : Niveau 3
• Sécurité de l’information : Niveau 3
• Confidentialité, diplomatie et discrétion : Niveau 4
• Bonne capacité relationnelle au téléphone et en face à face, bonne capacité d’organisation : Niveau 4
• Expérience dans l’appui à l’organisation d’activités du type : formation, séminaire, conférence : Niveau 4
• Connaissances du territoire national et des modes de transports : Niveau 3

Pour postuler : yamaita099@gmail.com