Assistant(e) de direction (Bilingue)

L’assistant(e) de direction fournira un soutien administratif et stratégique de haut niveau au directeur général/directeur exécutif/autre dirigeant. Ce poste requiert des compétences organisationnelles exceptionnelles, le souci du détail et la capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement en constante évolution. L’assistant administratif assurera la liaison entre le dirigeant et les parties prenantes internes/externes, en veillant à l’efficacité du flux de travail et de la communication.

Principales responsabilités

Soutien exécutif et calendrier

• Gérer le calendrier, les rendez-vous et les déplacements du directeur national.
• Établir des priorités et programmer des réunions, en veillant à une gestion optimale du temps.
• Préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des mesures prises lors des réunions.
• Voyager avec le CD selon les besoins

Rôle de communication et de liaison

• Agir en tant que premier point de contact entre l’exécutif et les parties prenantes internes/externes.
• Rédiger, réviser et gérer la correspondance, les rapports et les présentations.
• Maintenir la confidentialité et traiter les informations sensibles avec discrétion.
• Gestion administrative et de bureau
• Superviser les tâches administratives, y compris le classement, la gestion des données et le suivi des dépenses.
• Coordonner les opérations de bureau afin d’assurer le bon déroulement du travail.
  Aider à la préparation du budget, à l’approvisionnement et à la gestion des fournisseurs.

Planification de voyages et d’événements

• Organiser les voyages nationaux et internationaux, y compris les vols, l’hébergement et les itinéraires.
• Planifier et coordonner les réunions de direction, les sessions du conseil d’administration et les événements d’entreprise.
• Assurer l’organisation logistique des engagements de haut niveau.
• Soutien aux parties prenantes et au conseil d’administration
• Préparer des documents et des rapports pour les réunions du conseil d’administration et les discussions de la haute direction.
• Soutenir les processus de gouvernance en gérant la documentation et la communication du conseil d’administration.
• Coordonner le suivi des décisions et des mesures prises lors des réunions de direction.

Gestion financière

• Préparer le budget du bureau du directeur national.
• Préparer les rapports financiers sur les voyages pour le CD

Projet Gestion

• Assistant dans la coordination de projets spécifiques
• Suivre l’avancement du projet et assurer la liaison avec les équipes concernées

Formation et certifications

Licence en administration des affaires, en gestion, en communication ou dans un domaine connexe.
 

Expérience

Au moins deux ans d’expérience en tant qu’assistant(e) de direction, assistant personnel ou dans une fonction similaire.

Connaissances

• Haut niveau de discrétion et de confidentialité.
• Solides compétences en matière de résolution de problèmes et de prise de décision.
• Capacité d’adaptation et aptitude à gérer des priorités dynamiques.
• Une expérience dans le domaine de l’assistance aux cadres au sein de organisations à but non lucratif, entreprises, administrations publiques est un atout.

Compétences

• Créativité
• Excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps.
• Haut niveau de discrétion et de confidentialité.
• Solides compétences en matière de résolution de problèmes et de prise de décision.
• Capacité d’adaptation et aptitude à gérer des priorités dynamiques.
• Une expérience dans le domaine de l’assistance aux cadres au sein de [secteur spécifique, par exemple, organisations à but non lucratif, entreprises, administrations publiques] est un atout.
• Analyse et rédaction de rapports
• Compétences en matière de présentation et de communication
• Planification, organisation, gestion du temps et coordination
• Maîtrise de l’anglais et du français à l’écrit et à l’oral
• Maîtrise de Microsoft Office Suite, de Google Workspace et des outils de gestion de projet
• Solides capacités d’organisation et d’exécution de tâches multiples.
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale
• Capacité à travailler de manière indépendante et à maintenir le professionnalisme dans des situations de forte pression.