Assistant.e RH

Missions du poste

Objectif principal : l’assistant ressources humaines a pour mission d’assister le chargé des ressources humaines dans ses fonctions.

Mission 1 : Recrutement de stagiaires et bénévoles

• Identifier avec les Chargés de Programme et la Direction les besoins en compétences de bénévoles et stagiaires
  Publier sur les supports ad hoc les fiches de missions à pourvoir
• Trier les candidatures et Suivre leur avancée
• Assurer la réalisation d’un dossier complet (assurances, vaccinations, conventions…) en vue d’un recrutement
• Faire signer et envoyer les conventions
• Planifier l’arrivée des bénévoles et stagiaires

Mission 2 : Intégration et suivi des stagiaires et bénévoles

• Assurer la bonne intégration du nouvel arrivant
• Gérer les absences
• Transmettre à la comptabilité le dossier relatif à la renonciation du remboursement des frais de bénévolat
• Coordonner l’évaluation des stages avec l’équipe
• Délivrer les attestations de fin de stage ou de bénévolat
• Envoi hebdomadaire de l’état des candidatures aux personnes concernées

Mission 3 : Participer à la mise en œuvre de la procédure de suivi et accompagnement du personnel et des stagiaires (évaluation)

• Tenue et mise à jour du planning des évaluations du personnel ou des stagiaires
• Coordonner la mise en œuvre des évaluations des stagiaires
• Saisie du tableau de bord rétro planning des évaluations à faire
• Envoyer aux évaluateurs et aux salariés les documents à utiliser dans le cadre de l’évaluation

Mission 4 : Participer à la préparation et à la rédaction des rapports des différents bailleurs pour la partie concernant les Ressources Humaines salariés ou valorisation bénévolat

• Collecte des justificatifs nécessaires à la rédaction des rapports
• Copie ou scan des justificatifs à envoyer au bailleur
• Archivage physique ou électronique des justificatifs des différents bailleurs

Mission 5 : Traitement des courriers

• Rédaction de divers courriers (lettre d’embauche, mutation, augmentation de salaire, ordre de mission)
• Tri et enregistrement des courriers départs et arrivés dans le registre des courriers
• Remplir les formulaires de demandes de prestation familiales et les bulletins de présence

Mission 6 : Création de supports

• Création des Vcards et actualisation en cas de mouvements du personnel (départs, mutation, etc,)
• Création de carte de visite
• Actualiser le protocole d’accueil des stages
• Participer à la mise à jour de l’organigramme des activités RH

Mission 7 : Gestion des relations écoles et partenariat

• Rechercher des écoles en vue d’un partenariat
• Créer et maintenir à jour une base de données des écoles partenaires
• Développer plusieurs types de volontariat : Service Civique, Mécénat de compétences, …

Mission 8 : Administratif et  communication

• Archivage des dossiers (papiers et électroniques)
• Faire la valorisation comptable des missions à la fin de l’année
• Réaliser le rapport d’activités annuel
• Favoriser l’intégration des anciens stagiaires dans les antennes

Mission 9 : Assister le Chargé RH ou DAF dans la gestion administrative du personnel salarié, stagiaire et bénévoles

• Organisation et mise à jour des dossiers du personnel ;
• Préparation de la paie
• Gérer les relations avec les institutions sociale (Inspection du travail, CSS, IPRES)
• Saisie des conventions, contrats de travail et envoie à la RH pour validation
• Remplir les déclarations du mouvement du travailleur (DMT) et les déposer au service de la main d’œuvre
• Suivi et Envoi des demandes d’absences et congés et relance au Responsable avant l’édition de la paie
• Tenue et mise à jour de l’archivage électronique des dossiers individuels du personnel
• Mettre à jour la liste du personnel et la base de données des stages et bénévolats

Mission 10 : Divers

• Faire le point rh lors des réunions mensuelles
• Planifier de manière hebdomadaire les déplacements des véhicules

Conditions

• Village Pilote Yoff avec des déplacements au Village Pilote du Lac Rose
• Horaires : 8h30 – 17h30
• Type de contrat : CDD 1 an
• Salaire : 450.000F net/mois

NB : La fiche de mission peut être mise à jour en fonction des besoins.

Les candidats seront soumis à un test écrit.

Si vous correspondez au profil recherché faites parvenir votre CV à jour et Lettre de motivation avec pour objet : Assistant.e RH à recrutement.assistantrh2022@gmail.com au plus tard le 15 septembre 2024 et mentionner au moins 4 références professionnelles.

Les candidats retenus seront soumis à un test de recrutement. Seuls les candidats répondant au profil seront contactés.

Qualifications et compétences requises

• Licence en gestion des ressources humaines ou diplôme équivalent dans les domaines suivant : Droit, Sociologie, Comptabilité
• 3 à 4 ans d’expérience dans l’humanitaire idéalement
• Informatique: MS Office – Outlook – Suite Google – Odoo – Sage Paie
• Permis de conduire B souhaité

Compétences humaines

• Bonne capacité d’écoute
• Empathie
• Bonne capacité d’adaptation
• Sens de discrétion et de confidentialité
• Capacité travailler en équipe
• Force de proposition
• Rigueur, organisation et polyvalence

Compétences professionnelles

• Bonne connaissance de la fonction RH
• Bonne connaissance du droit de travail
• Bonne connaissance de la paie

Langues

• Bonne maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable
• La maîtrise de l’anglais et/ou d’une langue locale est un atout