Executive Assistant

Mission du poste

Assister la Direction exécutive dans l’organisation, la coordination et le suivi des activités stratégiques et opérationnelles, afin de garantir la fluidité des processus décisionnels, la qualité des échanges internes et externes, et le respect des priorités et des échéances. 

Responsabilités et activités principales

A. Appui direct à la Direction exécutive

• Gérer et coordonner l’agenda de la Direction exécutive (priorisation, planification, arbitrage des sollicitations).
• Organiser et coordonner les réunions stratégiques et opérationnelles (COPIL, CODIR, CA, COTECH, réunions partenaires et réunions internes) : convocations, logistique, préparation des ordres du jour, comptes rendus et suivi des décisions.
• Préparer, relire et mettre en forme les documents de la Direction exécutive (notes, courriers, présentations, rapports).
• Filtrer, organiser et prioriser les sollicitations internes et externes adressées à la Direction exécutive. 

B. Coordination et suivi administratif

• Assurer le suivi opérationnel des dossiers transversaux confiés par la Direction exécutive.
• Veiller au respect des délais, à la bonne circulation de l’information et à la traçabilité des échanges et décisions.
• Classer, archiver et sécuriser les documents sensibles, en formats physique et numérique.

C. Interface et communication

• Assurer l’interface fonctionnelle entre la Direction exécutive, les équipes internes, les partenaires et les bailleurs.
• Rédiger, suivre et gérer les correspondances officielles en français et en anglais. 
• Appuyer l’organisation logistique des déplacements professionnels de la Direction exécutive (missions, réunions, événements).
• Faciliter l’intégration et la coordination avec les nouveaux membres de l’équipe sur les sujets relevant de la Direction exécutive. 

D. Appui organisationnel et transversal

• Appuyer la préparation, l’organisation et le suivi des réunions de gouvernance (Conseil d’administration, comités).
• Contribuer à l’amélioration continue des outils de coordination et d’organisation (tableaux de bord, plannings, procédures internes).
• Apporter un appui ponctuel aux équipes programmes, sur instruction de la Direction exécutive.
• Appuyer l’organisation et la coordination des événements institutionnels et stratégiques. 

E. Suivi des priorités et aide à la décision

• Tenir un tableau de suivi des priorités de la Direction exécutive (actions, responsables, échéances).
• Préparer des points de situation synthétiques pour faciliter la prise de décision.
• Alerter la Direction exécutive en cas de risque de retard ou de blocage.

F. Appui à la gouvernance et à la conformité

• Assurer la traçabilité des décisions issues des réunions de gouvernance.
• Veiller au respect des processus internes (circuits de validation, signatures, archivage).
• Appuyer la préparation des dossiers soumis au CA (documents complets, versions finales). 

G. Outils numériques et organisation

• Administrer ou appuyer l’utilisation des outils collaboratifs (agenda partagé, plateformes de suivi, dossiers partagés).
• Mettre à jour les répertoires, calendriers et plannings transversaux. 

Profil recherché

Formation et expérience

• Bac +5 minimum en gestion, administration ou équivalent, projets et programmes.
• Minimum 3 à 5 ans d’expérience à un poste similaire, idéalement dans une ONG ou une organisation internationale. 

Compétences clés

• Excellentes capacités organisationnelles et de priorisation.
• Très bonne maîtrise de la communication écrite et orale (français indispensable, anglais fortement souhaité).
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint, etc.).
• Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion. 

Qualités personnelles

• Rigueur, fiabilité et sens des responsabilités.
• Autonomie, proactivité et capacité d’anticipation.
• Aisance relationnelle et posture professionnelle.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer des priorités multiples.

Indicateurs de performance

• Respect des délais et qualité du suivi des dossiers.
• Fluidité de l’agenda et des réunions de la Direction exécutive.
• Qualité et fiabilité des documents produits.
• Satisfaction de la Direction exécutive et des parties prenantes internes. 

Soumission de candidature

Les candidats intéressés sont invités à soumettre :

• Cv
• Une lettre de motivation

Les dossiers de candidatures sont à envoyer à l’adresse suivante : recrutement@ongraes.org 

Deadline : 23 Mars 2026

Les candidatures féminines sont fortement encouragées. Seuls les candidat·es retenu·es seront contacté·es.
Passé un délai de 30 jours après la date de clôture des candidatures, veuillez considérer que votre candidature n’a pas été retenue.

“L’ONG RAES lutte contre toute forme d’exploitation, d’abus et de harcèlement sexuel ainsi que la maltraitance des enfants et des personnes vulnérables et accorde une importance capitale à l’égalité des chances”