Grants Officer

Caractéristiques du poste

Lieu : Dakar, Sénégal
Type de contrat : Contrat à durée déterminée (1 an renouvelable)
Catégorie d’emploi : Finance
Département: Opérations
Équipe : Finance
Heures : 40h / semaine

OBJECTIF DE L'ÉQUIPE :

L'équipe chargée des opérations fournira au programme d'Oxfam au Sénégal des services financiers, administratifs, logistiques et de sécurité proactifs, efficaces et efficients, ainsi que des systèmes d'information et des services technologiques, en démontrant les meilleures pratiques et en garantissant la redevabilité et la gestion des risques.

OBJECTIF DU POSTE :

Le/La Grants Officer aura pour principale mission d’appuyer de manière active l’équipe des Programmes dans la conduite des évaluations partenariales en participant à l’analyse des capacités des partenaires à se conformer aux politiques et procédures d’Oxfam et aux exigences des principaux bailleurs.

• Il/Elle appuiera aussi l’équipe des Programmes dans la mise en place des subventions pour les partenaires (à partir de fonds restreints ou non restreints).
• Il/Elle assistera les équipes Programmes et Funding dans le diagnostic des besoins de renforcement de capacités des partenaires potentiels lors des phases de développement de proposition et s’assurer que la prise en charge de ces besoins se reflète dans les planifications et les budgets soumis aux bailleurs.
• Il/Elle aura la charge du suivi, de la revue et de la validation des rapports financiers des partenaires.

EXPÉRIENCE, CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES

• Expérience pertinente dans la sécurisation et la gestion de fonds provenant de donateurs institutionnels (tels que l'AFD, des fondations américaines, l'UE, l’AMC) au sein d'une organisation internationale.
• Bonne compréhension de la gestion du cycle de programme.
• Bonnes compétences en renforcement des capacités en matière de collecte de fonds ou de développement de programmes.
• Autonome, axé sur les objectifs et approche entrepreneuriale des opportunités de collecte de fonds.
• Bonnes compétences informatiques, en particulier Microsoft Excel.
• Bonnes compétences en communication en anglais et en wolof, à l'oral comme à l'écrit.
• Bonnes compétences administratives et numériques avec une attention particulière aux détails.

RESPONSABILITÉS CLÉS (technique, leadership, gestion de personnel et de ressources)

Gestion des contrats :

• Coordonner la réception des rapports narratifs et financiers avec les partenaires.
• Vérifier et valider toutes les dépenses incluses dans les rapports financiers reçus des partenaires et les soumettre a OUS pour enregistrement selon le calendrier établi par les bailleurs
• Veiller au respect des dispositions des contrats conclus avec les bailleurs quant il s’agit de l’éligibilité ou non des dépenses listées dans les rapports financiers des partenaires
• Conduire les audits des rapports financiers demandes par les bailleurs ou les affilies
• Superviser tous les aspects de la contractualisation des subventions et maintenir la gestion des subventions.
• Conserver en temps utile et de manière appropriée les informations clés - proposition, budget, contrats, amendements, rapports, communication avec les donateurs - et gestion des revenus
• S’assurer de la mise à jour des outils pertinents (pipeline, OPP, etc.,)
• Assurer un niveau élevé de connaissance de l'équipe du programme sur les exigences des donateurs - directives, rappels de délais, attentes spécifiques, etc.
• Tenue à jour et appropriée des dossiers d'informations clés (proposition, budget, contrats, amendements, rapports, communication avec les partenaires)

Appui au programme

• Soutenir l’équipe des Programmes pour produire les rapports aux bailleurs a temps en garantissant la cohérence des rapports narratifs / financiers.
• Fournir des informations et des formations aux organisations partenaires sur l'élaboration de rapports financiers et narratifs et la compréhension des attentes des bailleurs
• Conseiller les organisations partenaires sur le respect des conditions des subventions. Soutenir l’équipe des Programmes dans les demandes quotidiennes liées aux partenaires et à la gestion des contrats
• Coordonner les évaluations des nouveaux partenaires avec les équipes Programmes, Finances et Ressources Humaines
• Mettre à jour tous les deux ans les évaluations des partenaires, avec l’appui de l’équipe Programme