Planificateur(trice)d’infrastructures de sites d’événements

Responsabilités

Le Scheduler (Planificateur·trice) est chargé·e de coordonner, structurer et piloter l’ensemble des activités de planification liées à la livraison des infrastructures temporaires et des sites dans le cadre de Dakar 2026, organisés par le Comité d’Organisation des Jeux Olympiques de la Jeunesse Dakar 2026.

Rattaché·e au Head of Event and Infrastructure (EVI), il/elle est responsable de l’élaboration et du suivi des Venue Integrated Schedule (VIS) de la direction Venues and Infrastructure (VNI). À ce titre, il/elle veille à la cohérence entre les différents niveaux de planification (jalons des Jeux, planning programme, plannings de livraison des sites et plannings intégrés des sites) et s’assure de la bonne articulation des activités menées par les différentes directions fonctionnelles, partenaires et prestataires impliqués dans
la livraison des sites.

Le/la Scheduler contribue à la structuration et à la mise en œuvre de la stratégie de planification du programme VNI et s’assure de l’intégration des besoins opérationnels des différentes parties prenantes dans les plannings des sites. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les équipes responsables de la livraison des sites, les directions fonctionnelles et les partenaires externes afin d’anticiper les contraintes
de calendrier, d’identifier les éventuels conflits de planification et de faciliter leur résolution.

Il/elle s’appuie sur les outils et méthodologies de planification mis en place par le COJOJ pour assurer le suivi des échéances, produire les reportings nécessaires au pilotage du programme et garantir la fiabilité et la lisibilité des plannings, conformément aux standards et aux exigences opérationnelles définis pour la préparation et la livraison des Jeux Olympiques de la Jeunesse d’été de 2026.

Il/Elle est en charge des activités suivantes :

Planification intégrée des sites (Venue Integrated Schedule – VIS)

• Piloter l’élaboration, la consolidation et la mise à jour des Venue Integrated Schedules (VIS) pour les différents sites de Dakar 2026;
• Assurer l’intégration dans les VIS de l’ensemble des activités nécessaires à la livraison opérationnelle des sites: planning de construction et d’installation des infrastructures temporaires, activités des directions fonctionnelles, ainsi que les interventions des partenaires et prestataires impliqués dans la livraison;
• Veiller à la cohérence et à l’alignement entre les différents niveaux de planification (jalons des Jeux, planning programme, plannings de livraison des sites et VIS);
• Identifier les conflits de calendrier, les contraintes de ressources ou les risques de dérive du planning et alerter les équipes concernées afin de faciliter la mise en œuvre de solutions correctives;
• Produire et diffuser des reportings réguliers sur l’état d’avancement et la santé des plannings des sites afin de soutenir le pilotage opérationnel et la prise de décision.

Coordination des Venue Integration Group (VIG)

• Assurer la coordination des Venue Integration Group (VIG) pour les différents sites, en lien avec le Comité International Olympique, les équipes du Comité d’Organisation des Jeux Olympiques de la Jeunesse Dakar 2026 et les partenaires de livraison;
• Piloter la production mensuelle des VIG Reports, en veillant au respect du format, des standards et des échéances définis par le CIO;
• Recueillir, consolider et intégrer les besoins, jalons et échéances des différentes parties prenantes (équipes fonctionnelles, partenaires, opérateurs de sites, prestataires) afin d’alimenter les revues VIG;
• Organiser et coordonner la tenue des revues VIG avec l’ensemble des parties prenantes concernées, en s’assurant de la bonne préparation des sujets, de la disponibilité des informations et du respect du calendrier des revues;
• Assurer la prise de notes et la formalisation des comptes rendus des revues en collaboration avec les équipes du CIO, et garantir la diffusion et le suivi des actions identifiées;
• Préparer et animer les réunions de brief en amont des revues VIG et les réunions de débrief en aval avec le CIO et la core team VIG afin d’assurer l’alignement des parties prenantes et le suivi des décisions prises.

Intégration et accompagnement des équipes sites

• Assurer la bonne appropriation et la bonne utilisation du Venue Integrated Schedule (VIS) par les équipes en charge de la préparation et de l’exploitation des sites;
• Harmoniser les pratiques de planification et d’utilisation des VIS au sein de l’ensemble des équipes sites afin de garantir une approche cohérente et homogène à l’échelle du programme;
• Former et accompagner les équipes sites dans l’utilisation des outils et des processus de planification associés aux VIS;
• Apporter un soutien opérationnel aux équipes sites dans la préparation et la participation aux différents processus de revue avec le Comité International Olympique, afin de garantir la qualité et la cohérence des informations présentées.

Mise en œuvre opérationnelle des plannings sur site

• Assurer la mise en œuvre opérationnelle des Venue Integrated Schedules (VIS) pendant les phases d’installation et de démontage des infrastructures sur les sites de Dakar 2026;
• Apporter un soutien aux équipes sites pour la mise à jour et le suivi quotidien des plannings sur site afin de garantir leur fiabilité et leur alignement avec l’avancement réel des opérations;
• Accompagner les équipes sites dans l’organisation et l’animation des briefs planning avec les prestataires et partenaires de livraison afin de coordonner efficacement les différentes interventions et sécuriser le respect des échéances opérationnelles.

Compétences

Formation et Expérience professionnelle

• Diplôme d’ingénieur, gestion de projet ou équivalent;
• Minimum 3 ans d’expérience dans un poste scheduler, gestion de projet, idéalement dans des événements internationaux/sportifs ou chantiers de grande envergure;
• Expérience en projet d’infrastructure, chantier, événementiel.

Compétences techniques

• Connaissance des logiciels de planification, en particulier MS Project;
• Connaissance approfondie du chemin critique, de la planification en amont et en aval, de la répartition des ressources, des dépendances et du crash;
• Aptitude à animer des réunions, à gérer les parties prenantes et à résoudre les conflits;
• Maîtrise des logiciels de la Suite Office;
• La connaissance de l’organisation de grands évènements internationaux serait un plus.

Savoir être

• Flexibilité, adaptabilité, ouverture d’esprit et rigueur;
• Solides compétences en communication et en gestion d’équipe;
• Excellentes capacités organisationnelles et de coordination;
• Aptitude à travailler sous pression;
• Capacité à tenir une conversation en Anglais.

Contraintes du poste

• Contrat CDD à temps plein;
• Flexibilité à travailler au-delà des horaires de travail conventionnels le cas échéant.