Réceptionniste

Gestion de l’accueil et des visiteurs

• Accueillir les visiteurs de manière professionnelle,
• Gérer le registre des visiteurs, répondre aux questions et orienter les appels/e-mails vers les bons interlocuteurs.
• Maintenir une zone d’accueil, un hall et des espaces d’attente propres et sûrs.

Communication et coordination

• Filtrer, orienter et suivre les appels, e-mails, courriers et colis entrants.
• Mettre à jour et maintenir l’annuaire des extensions téléphoniques;
• Assister le personnel pour les questions liées au téléphone/à la messagerie vocale et coordonner les réparations télécom.
• Organiser les réunions générales
• Administration du bureau Gérer les fournitures et l’inventaire du bureau;
• Créer des demandes d’achat selon les besoins.
• Rédiger, éditer, mettre en forme, copier, scanner et classer les documents; garantir l’exactitude des dossiers.
• Coordonner les réservations de salles de réunion et les besoins de base en infrastructures de bureau.

Gestion des installations (bureau et logements loués)

• Servir de point de contact principal pour les prestataires du bureau (services publics, nettoyage, sécurité, télécoms, maintenance).
• Enregistrer, suivre et résoudre les demandes de service liées aux installations; traiter les demandes et paiements des services publics en coordination avec la Finance.
• Planifier et assurer le suivi de la maintenance préventive et corrective des installations du bureau.
• Coordonner les services liés aux appartements loués par l’entreprise (réparations, housekeeping, services publics, accès, inspections d’emménagement/déménagement)
• Maintenir un registre de l’occupation des appartements, des clés/cartes d’accès, et de la performance des contrats/SLA des fournisseurs.
• Escalader rapidement les problèmes critiques d’installations et tenir les parties prenantes informées jusqu’à résolution.

Support logistique

• Affecter les chauffeurs pour les courses officielles et suivre les demandes (internationales/nationales).
• Soutenir la coordination des déplacements du personnel selon les besoins.

Support RH/Administration

• Fournir un appui de secours à l’équipe RH/Admin sur les tâches courantes.
• Maintenir les données de heures travaillées pour tous les employés onshore; aider à la saisie et au reporting.
• Soutenir le processus de recrutement et la logistique d’intégration (cartes d’identification, installation du poste de travail, kits de bienvenue).
• Conformité et réponse aux urgences
• Respecter les politiques de l’entreprise en matière de sécurité, de confidentialité et de gestion de l’information.
• Remplir les responsabilités assignées en réponse aux urgences au sein de l’Incident Management Team.

Profil du Candidat

• Excellentes compétences de communication orale et écrite; sens du service client développé.
• Forte organisation, attention aux détails et capacité à gérer plusieurs priorités.
• Maîtrise de MS Office (Word, Excel, Outlook) et saisie de données de base;
• Gestion des fournisseurs, rigueur dans le suivi, et contrôle des SLA.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Capacité à travailler de manière autonome et collaborative dans un environnement dynamique; garder son calme sous pression.