Responsable des Allocations hôtelières (H/F)

Superviseur direct : Responsable Hébergement
Direction : Opérations
Secteur fonctionnel : ACM (Accommodation)

Contexte

Au cours de la 133ème session du Comité International Olympique (CIO), tenue à Buenos Aire en octobre 2018, le Sénégal a été désigné pour accueillir la quatrième édition des jeux olympiques de la jeunesse.

Le Sénégal est ainsi le premier pays africain à accueillir les Jeux Olympiques de la jeunesse (JOJ). Cet événement de grande envergure est en phase avec les projets du gouvernement du Sénégal qui ambitionne de positionner le pays comme le hub multiservices de référence, d’attraction de devises et de capitaux étrangers au niveau régional.

Les JOJ qui devaient initialement se dérouler en 2022 ont été reportés en 2026. À cet effet, pour une meilleure organisation de l’événement, un comité d’organisation (COJOJ) a été créé sous la forme d’une Association de droit privé dont les membres fondateurs sont :

• Le Gouvernement du Sénégal, représenté par le ministre des Finances et du Budget et le ministre des Sports ;
• Le Comité National Olympique et Sportif Sénégalais (CNOSS) représenté par son Président ;
• La ville de Dakar représentée par le Maire.

Les JOJ représentent un catalyseur pour une transformation sportive sociale, culturelle, éducative et économique qui créera de nouveaux espoirs, de nouvelles opportunités et de la confiance pour les jeunes.

En effet, Dakar 2026 est né du désir d’amener les jeux olympiques de la Jeunesse dans toutes les parties du monde et de les placer au cœur de la transformation de l’Afrique.

Par conséquent, l’ampleur de cet événement et les opportunités qu’il offre nécessitent une organisation bien structurée avec l’identification et le recours à des compétences pointues dans des domaines variés, liés à la livraison d’un évènement sportif de dimension mondiale.

C’est dans ce cadre que le COJOJ souhaite procéder à la sélection des meilleurs talents pour l’accompagner dans la réalisation de ses missions.

Dakar 2026, c’est une équipe de collaborateurs passionnés qui, ensemble, s’apprêtent à offrir au monde le plus grand événement sportif organisé en Afrique.

Être un collaborateur de Dakar 2026 c’est partager une aventure humaine unique et participer à la transformation de l’Afrique.

C’est une opportunité de développer ses compétences et de relever continuellement des défis en donnant le meilleur de soi-même dans un environnement dynamique et motivant qui valorise le partage, l’excellence, l’impact et la créativité.

Mission Principale

Le/la Responsable des Allocations hôtelières est chargé(e) de planifier, coordonner et gérer la répartition du stock de chambres réservés au niveau des hôtels partenaires pour les parties prenantes accréditées et ne résidant pas au Village Olympique notamment le CIO, les CNO, les FI, les Media, une partie du personnel du COJOJ. Il/elle devra veiller à une utilisation optimale des capacités hôtelières disponibles et le respect des exigences opérationnelles.

Ce poste implique la gestion des relations, une bonne capacité de coordination et de suivi mais aussi la capacité d’argumenter ses choix, de convaincre et de faire adhérer à ses choix. Il requiert donc une organisation méticuleuse, une capacité à résoudre les problèmes rapidement et un excellent sens de la communication.

Activités

• Élaborer et mettre à jour la matrice des allocation des hébergements pour tous les groupe de clients accrédités.
• Coordonner l’élaboration du Plan d’Allocation de l’Hébergement des JOJ Dakar 2026.
• Veiller au respect scrupuleux des principes d’allotement convenus entre COJOJ Dakar 2026 et le CIO dans l’allocation des hébergements.
• Travailler en étroite collaboration avec les Responsables des Relations avec les hôtels et des Relation avec l’Agence de Voyages pour assurer une gestion coordonnée des allocations et une prise en charge des potentielles contraintes.
• S’assurer que les départements concernés tels que : Accréditation, Transport, Sport, Sécurité, Communication, etc. sont suffisamment impliqués dans le processus d’allocation des hébergements.
• Mettre en place et utiliser des outils de suivi pour monitorer en temps réel les allocations
• Anticiper et gérer les demandes spécifiques, les modifications d’affectation et les cas de sureffectif
• Contribuer à la mise en œuvre de la mission global du Département Hébergement, de la Direction des Opérations et du COJOJ Dakar 2026 de manière générale.
• Suivre l’évolution de la gestion de l’inventaire et ajuster les allocations en fonction des changements ou imprévus.
• Mettre en place des systèmes de suivi pour s’assurer de la bonne exécution du Plan d’Allocation.
• Elaborer une matrice des risques liée aux allocations des hébergement et proposer un plan de gestion des risques.
• Anticiper les problèmes liés à l’allocation des hébergements et remonter les imprévus.
• Elaborer des rapports périodiques sur l’allocation des hébergements avant et pendant les JOJ 2026.
• Rendre compte régulièrement de la gestion des allocations des hébergements.

Qualifications et compétences requises pour le poste

• Avoir un Bac +3 minimum en management, tourisme, événementiel, économie, gestion de projet, marketing ou domaine similaire.
• Avoir une bonne maitrise des outils de planification et de gestion de données (Excel avancé, logiciels de gestion hôtelière ou événementielle).
• Disposer de connaissances de base en matière de gestion des statistiques.
• Être capable de communiquer couramment en Français et en Anglais en matière de communication orale et écrite.
• Avoir une expérience professionnelle d’au moins 4 ans dans un poste pertinent.
• Avoir une expérience professionnelle dans une ou des structures à caractère international avec l’Anglais et le Français comme langues de travail pendant au moins 2 ans.
• Avoir une bonne capacité de négociation, de résolution de problèmes et de travail sous pression.
• Être capable de réagir adéquatement face aux changements de dernière minute ou aux urgences.
• Être rigoureux, avoir le sens de l’organisation, l’esprit d’équipe et la capacité à travailler sous pression dans un environnement évolutif.
• Avoir une expérience pratique dans le cadre de la planification et de l’organisation d’événement.

Contraintes du Poste

• Travail à temps plein
• Disponibilité avant et pendant les JOJ 2026.
• Peut nécessiter de travailler en dehors des heures normales de bureau, notamment pour répondre à des situations urgentes ou pour participer à des activités de terrain, des événements, etc.