Responsable des services aux invités

Missions et responsabilités

Le/La Guest Services Manager/Responsable des services aux invités a pour mission de coordonner et produire des initiatives, événements et expériences impliquant la Famille
Olympique et les invités du COJOJ en dehors des sites de compétition, pendant les Jeux.

Il/Elle garantit la cohérence, la qualité et l’impact des interactions entre la Famille Olympique et Dakar 2026, en orchestrant à la fois les invitations reçues et les
initiatives portées par le Comité d’Organisation.

Il/Elle est en charge des activités suivantes :

Coordination des invitations & engagements

• Centraliser et coordonner l’ensemble des invitations adressées à la Famille Olympique (cérémonies, événements partenaires, initiatives institutionnelles, activations);
• Assurer la cohérence globale des sollicitations;
• Suivre les confirmations, niveaux de représentation et présences effectives.

Production d’expériences Dakar 2026

• Concevoir et piloter des initiatives à l’initiative de Dakar 2026 dédiées à la Famille Olympique et aux invités du COJOJ (visites, événements culturels, moments institutionnels, expériences exclusives);
• Superviser leur mise en œuvre opérationnelle, en lien avec les fonctions concernées;
• Garantir une expérience fluide, qualitative et alignée avec l’image et les ambitions des Jeux.

Orchestration en Games Time

• Superviser la préparation et l’exécution de toutes les initiatives impliquant la Famille Olympique;
• Garantir la fluidité des parcours invités en coordination avec OFS et Protocole;
• Assurer une présence terrain sur les moments clés.

Coordination transverse & parties prenantes

• Être le point de référence pour toutes les fonctions souhaitant engager la Famille Olympique;
• Travailler étroitement avec Protocole pour garantir le respect des règles de préséance et des sensibilités diplomatiques;
• Coordonner avec Marketing, Partenariats et Communication pour les initiatives impliquant des invités VIP.

Gestion des risques & excellence opérationnelle

• Identifier les risques protocolaires, logistiques ou d’image;
• Garantir une exécution sans incident sur des événements à forte visibilité;
• Assurer un suivi personnalisé des invités clés.

Suivi & reporting

• Mettre en place des outils de suivi des invitations, participations et expériences;
• Produire des reportings à destination de la Head of OFS et du CIO;
• Capitaliser sur les retours pour améliorer en continu les dispositifs.

Qualifications et compétences requises pour le poste

Formation et Expérience professionnelle

• Bac+4/5 en management hôtelier international ou équivalent;
• 5 ans d’expérience en événementiel international, grands événements sportifs, protocole ou production d’expériences VIP;
• Expérience confirmée dans la gestion de dignitaires, VIP ou environnements sensibles;
• Expérience en production d’événements fortement appréciée.

Compétences techniques

• Expertise en coordination d’événements complexes et multi-sites;
• Capacité à concevoir et produire des expériences premium;
• Capacité à piloter des projets complexes avec de nombreux interlocuteurs;
• Expertise en coordination d’événements complexes et multi-sites;
• Capacité à piloter des projets complexes avec de nombreux interlocuteurs;
• Excellente compréhension des enjeux protocolaires et institutionnels.

Savoir être

• Forte capacité d’arbitrage et de priorisation;
• Diplomatie et intelligence relationnelle;
• Grande réactivité et capacité à travailler sous pression;
• Sens aigu du détail et de l’expérience VIP.

Langues

• Bilingue français / anglais (indispensable);
• Une troisième langue est un atout.

Contraintes du poste

• Contrat CDD à temps plein ;
• Flexibilité à travailler au-delà des horaires de travail conventionnels le cas échéant;
• Poste basé à Dakar avec déplacements fréquents sur les sites.